Versie: 2025.01
F.L.Y. Kids Academy (hierna: F.L.Y.) vindt het belangrijk dat de privacy van haar leerlingen en hun ouders/verzorgers goed wordt beschermd. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van leerlingen verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beveiligen en welke rechten ouders/verzorgers hebben.
Naast leerlingen en hun ouders/verzorgers, geldt deze privacyverklaring ook voor leerkrachten, vrijwilligers en leveranciers die betrokken zijn bij F.L.Y. Wij hechten waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van alle betrokkenen en zorgen voor transparantie over hoe wij met deze gegevens omgaan.
F.L.Y. is een liefdevolle, holistische, exclusieve, inspirerende en persoonlijke, kleinschalige leergemeenschap voor kinderen van 4 jaar tot 13 jaar, waarin ieder kind zich op een manier mag ontwikkelen die bij hem of haar past.
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van onze leerlingen en ouders/verzorgers, maar ook van onze leerkrachten, vrijwilligers en leveranciers. Dit betekent dat wij bepalen welke gegevens worden verzameld, waarom dat gebeurt en hoe daarmee wordt omgegaan.
Contactgegevens:
F.L.Y. Kids Academy
E-mail: info@flykidsacademy.nl
Website: www.flykidsacademy.nl
F.L.Y. handelt bij de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit betekent dat wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en dat wij transparant zijn over de manier waarop wij deze gegevens verwerken.
De schoolleiding van F.L.Y. is verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging binnen de organisatie. Alle leerkrachten en begeleiders van de school zijn verplicht om vertrouwelijk en zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Zij ontvangen hiervoor instructies en worden regelmatig bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheden.
Voor vragen over privacy of het melden van incidenten kunnen ouders/verzorgers, leerkrachten, begeleiders en leveranciers terecht bij de schoolleiding. Zij zorgen voor de afhandeling van vragen en klachten en adviseren over de naleving van de privacyregels.
Wij verwerken persoonsgegevens van leerlingen om goed onderwijs te kunnen bieden en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan:
Sommige gegevens verwerken wij omdat dit wettelijk verplicht is. Andere gegevens verwerken wij omdat dit nodig is voor onze onderwijstaak. Alleen als het echt nodig is, vragen wij toestemming voor het verwerken van bepaalde gegevens, zoals beeldmateriaal of medische informatie.
Voor leerkrachten, vrijwilligers en leveranciers verwerken wij eveneens persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden of samenwerking met F.L.Y. Dit kan onder andere gaan om identificatiegegevens, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), contactgegevens, contractuele gegevens en eventueel gegevens over beschikbaarheid of kwalificaties.
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het onderwijs en de begeleiding van kinderen. Dit zijn onder andere:
Wij verzamelen deze gegevens meestal rechtstreeks van ouders/verzorgers, bijvoorbeeld via het inschrijfformulier of tijdens gesprekken.
Ook van leerkrachten, vrijwilligers en leveranciers verzamelen wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden of samenwerking met F.L.Y. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om identificatiegegevens, contactgegevens, contractuele gegevens, beschikbaarheid en eventuele kwalificaties. Deze gegevens worden doorgaans direct bij de betreffende persoon opgevraagd aan het begin van de samenwerking, maar kunnen in sommige gevallen ook afkomstig zijn van derden, zoals uitzendbureaus of referenties. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt en zorgvuldig beheerd volgens onze privacyrichtlijnen.
Wij verzamelen persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders/verzorgers op verschillende manieren. In de meeste gevallen ontvangen wij deze gegevens rechtstreeks van de ouders/verzorgers, bijvoorbeeld wanneer het kind wordt ingeschreven of wanneer ouders/verzorgers contact met ons opnemen voor informatie over onze school of diensten.
Ook verzamelen wij gegevens wanneer men gebruik maakt van onze website, bijvoorbeeld door het invullen van een contactformulier.
Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verzameld in het kader van de uitvoering van overeenkomsten, zoals de onderwijsovereenkomst of deelname aan buitenschoolse activiteiten. In sommige gevallen verkrijgen wij gegevens van derden, bijvoorbeeld van een vorige school of een samenwerkingsverband, indien dit noodzakelijk is voor de begeleiding van het kind.
Wij zorgen er altijd voor dat deze gegevensverzameling plaatsvindt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.
F.L.Y. verwerkt persoonsgegevens op basis van de wettelijke grondslagen zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De verwerking vindt plaats op basis van:
F.L.Y. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, waaronder:
F.L.Y. zorgt ervoor dat de verwerking van persoonsgegevens altijd in overeenstemming is met de AVG en dat alleen die gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
F.L.Y. treft geschikte technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van het kind te beveiligen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang. Alleen de schoolleiding en leerkrachten die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden, hebben toegang tot deze informatie. Ook voor de persoonsgegevens van leerkrachten, vrijwilligers en leveranciers worden gepaste maatregelen genomen.
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van digitale systemen of externe partijen (zoals leerlingvolgsystemen of administratiesoftware), worden verwerkersovereenkomsten afgesloten. Hierin wordt vastgelegd hoe deze partijen met de gegevens omgaan en dat zij zich houden aan de AVG.
Ouders/verzorgers ontvangen informatie via de F.L.Y.-telefoon of per e-mail vanuit een F.L.Y.-account. Gevoelige informatie wordt nooit via onbeveiligde e-mail gedeeld. Telefonische informatie wordt alleen verstrekt na verificatie van de identiteit van de ouder/verzorger.
Binnen de school wordt uitsluitend gebruikgemaakt van een mobiele schooltelefoon, de zogeheten F.L.Y.-telefoon, voor het vastleggen van foto’s tijdens schoolactiviteiten. Het nemen van beelden met andere apparaten is niet toegestaan in de schoolomgeving, tijdens uitstapjes of schooluren, en dit geldt voor alle betrokkenen: leerlingen, leerkrachten, ouders/verzorgers en begeleiders.
De F.L.Y.-telefoon is beveiligd met een toegangscode en wordt alleen voor schooldoeleinden ingezet. Het apparaat is in beheer van de schoolleiding en leerkrachten. Hierop worden onder andere de tags voor buitenactiviteiten bijgehouden en groepschats met ouders/verzorgers, zowel individueel als in groepsverband, gevoerd.
Bij het maken van groepsfoto’s wordt altijd gelet op de privacy: foto’s worden genomen vanuit onherkenbare hoeken (zoals van achteren of als close-up van handen). Beelden waarop het gezicht van een leerling, leerkracht of begeleider duidelijk zichtbaar is, worden uitsluitend gedeeld met de betreffende persoon of diens ouders/verzorgers.
Delen van beeldmateriaal gebeurt nooit zonder uitdrukkelijke toestemming. Tijdens de aanmeldprocedure wordt dit uitgebreid besproken en kunnen ouders/verzorgers, leerkrachten en vrijwilligers hun voorkeuren aangeven via een toestemmingsformulier.
Er is een social media protocol opgesteld waarin staat beschreven hoe beeldmateriaal van alle betrokkenen wordt gebruikt en gedeeld. Deze maatregelen nemen we strikt in acht, mede vanwege de risico’s rond AI, gezichtsherkenning en digitale verspreiding.
F.L.Y. bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Voor sommige gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Bijvoorbeeld:
Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd.
Wij delen leerlinggegevens alleen met andere organisaties als dat noodzakelijk is. Denk aan:
Ook de persoonsgegevens van leerkrachten, begeleiders, vrijwilligers, ouders/verzorgers en leveranciers worden met zorg behandeld. Deze gegevens worden uitsluitend gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze onderwijs- en ondersteuningsprocessen, of wanneer er een wettelijke verplichting bestaat. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), het volgen van cursussen, communicatie met externe hulpverleners of het organiseren van ouderavonden. Hierbij geldt dat we nooit meer gegevens delen dan strikt noodzakelijk.
Wij verkopen nooit gegevens aan derden en gebruiken ze ook niet voor commerciële doeleinden.
F.L.Y. maakt gebruik van een website om ouders/verzorgers te informeren over de school, activiteiten en contactmogelijkheden. Op deze website kunnen cookies worden gebruikt. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone van de bezoeker. Deze cookies zorgen ervoor dat de website goed werkt en kunnen helpen om de website gebruiksvriendelijker te maken.
Wij gebruiken alleen functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy. Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens van bezoekers. Wij plaatsen geen trackingcookies en gebruiken geen cookies voor commerciële doeleinden. Meer informatie hierover staat in de Cookieverklaring van F.L.Y.
Onze website kan links bevatten naar andere websites, zoals educatieve platforms of social media-pagina’s van F.L.Y. (bijvoorbeeld Instagram of LinkedIn). Bij het klikken op een link naar een externe website wordt de website van F.L.Y. verlaten. Op het beleid van externe partijen met betrekking tot persoonsgegevens heeft F.L.Y. geen invloed. Het is daarom aan te raden om altijd de privacyverklaring van de betreffende website te raadplegen voordat daar persoonsgegevens worden achtergelaten.
Wij adviseren ouders/verzorgers om geen privacygevoelige informatie over hun kind te delen via social media of openbare platforms.
Automatische besluiten zijn beslissingen die gemaakt worden door computers, en niet (meer) door mensen.
F.L.Y. maakt geen gebruik van volledig automatische besluitvorming inclusief profilering.
Iedere betrokkene kan gebruikmaken van de rechten die door de privacywetgeving worden geboden. Ouders/verzorgers hebben bovendien het recht om (namens hun minderjarige kind) gegevens op te vragen, te corrigeren of te laten verwijderen.
a. Recht van inzage
F.L.Y. kan worden verzocht om inzage in de verwerking van persoonsgegevens. Dit geldt voor eigen gegevens en, indien van toepassing, ook voor die van een kind. Inzage wordt verstrekt in de vorm van een kopie.
b. Recht op rectificatie
Persoonsgegevens kunnen worden gecorrigeerd als deze onjuist of onvolledig zijn. Op verzoek past F.L.Y. onjuiste gegevens aan en vult ontbrekende informatie aan. Ouders/verzorgers kunnen dit ook doen voor hun kind.
c. Recht op gegevenswissing
Het is mogelijk om verwijdering van persoonsgegevens aan te vragen, zowel voor eigen gegevens als die van een kind. Dit geldt in situaties waarin gegevens niet meer nodig zijn of onrechtmatig zijn verwerkt. Verwijdering uit back-ups kan enige tijd duren.
d. Recht op beperking van verwerking
Een verzoek tot tijdelijke beperking van gegevensverwerking kan worden ingediend, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van gegevens wordt betwist of wanneer wordt onderzocht of verwerking terecht is. F.L.Y. informeert zodra de beperking wordt opgeheven.
e. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Persoonsgegevens kunnen, indien technisch mogelijk, worden ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, of rechtstreeks worden overgedragen aan een andere organisatie.
f. Recht van bezwaar
Bezwaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens is mogelijk, bijvoorbeeld wanneer deze is gebaseerd op ‘gerechtvaardigd belang’. Bij direct marketing kan altijd kosteloos bezwaar worden gemaakt. Toestemming voor verwerking kan op elk moment worden ingetrokken via de geldende instructies.
Voor het uitoefenen van deze rechten met betrekking tot eigen gegevens, die van een kind, of binnen de rol als leerkracht, begeleider of leverancier, kan contact worden opgenomen met F.L.Y. via info@flykidsacademy.nl.
Datalekken of beveiligingsincidenten worden direct gemeld bij de schoolleiding. Ernstige datalekken worden binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ouders/verzorgers worden geïnformeerd als hun gegevens betrokken zijn bij een incident.
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de omgang met persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via info@flykidsacademy.nl.
Ook is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Deze privacyverklaring kan worden aangepast als er iets verandert in onze werkwijze of in de wetgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. Wij zullen geen bericht laten uitgaan dat deze verklaring is gewijzigd. Wij raden daarom aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.
Cookieverklaring | Disclaimer | Privacyverklaring | Klachtenregeling | © Copyright 2025 | F.L.Y. Kids Academy